Kuidas parooli kaitsta dokumente ja PDF-faile Microsoft Office'i abil

Microsoft Office võimaldab teil oma Office'i dokumente ja PDF-faile krüptida, võimaldades kellelgi seda faili isegi vaadata, kui tal pole parooli. Kaasaegsed Office'i versioonid kasutavad turvalist krüptimist, millele võite tugineda - eeldades, et määrate tugeva parooli.

Allpool olevad juhised kehtivad Microsoft Wordi, PowerPointi, Exceli ja Access 2016 kohta, kuid protsess peaks olema sarnane ka muude Office'i värskemate versioonide puhul.

Kui turvaline on Microsoft Office'i paroolikaitse?

Microsoft Office'i paroolikaitse funktsioonid on minevikus saanud halva räpi. Office 95-st Office 2003-ni oli krüptimisskeem väga nõrk. Kui teil on Office 2003 või selle varasema versiooniga parooliga kaitstud dokument, saab paroolist hõlpsasti ja kiiresti mööda minna laialdaselt kättesaadava paroolipakkimistarkvaraga.

Office 2007-ga muutus Microsoft turvalisuse osas tõsisemaks. Office 2007 lülitus 128-bitise võtmega täiustatud krüptimisstandardile (AES). Seda peetakse laialdaselt turvaliseks ja see tähendab, et Office kasutab nüüd parooli määramisel teie dokumentide kaitsmiseks tõelist tugevat krüptimist. Testisime PDF-i krüptimisfunktsiooni ja leidsime, et see kasutab 128-bitist AES-krüptimist ka Office 2016-s.

SEOTUD:Mis on krüpteerimine ja miks inimesed seda kardavad?

On kaks suurt asja, mida peate jälgima. Esiteks on turvalised ainult paroolid, mis dokumendi täielikult krüptivad. Office lubab teil teoreetiliselt määrata ka parooli faili redigeerimise piiramiseks, võimaldades inimestel faili vaadata, kuid seda paroolita redigeerida. Seda tüüpi parooli saab hõlpsasti murda ja eemaldada, võimaldades inimestel faili redigeerida.

Samuti töötab Office'i krüptimine hästi ainult siis, kui salvestate tänapäevastesse dokumendivormingutesse, näiteks .docx. Kui salvestate vanematesse dokumendivormingutesse, näiteks .doc, mis ühilduvad Office 2003 ja varasemate versioonidega, kasutab Office krüpteerimise vanemat, ebaturvalist versiooni.

Kuid seni, kuni salvestate oma failid kaasaegsetes Office'i vormingutes ja kasutate valiku „Piirata redigeerimist” asemel valikut „Krüptige parooliga”, peaksid teie dokumendid olema turvalised.

Kuidas Office'i dokumenti parooliga kaitsta

Office'i dokumendi paroolikaitseks avage see kõigepealt Wordis, Excelis, PowerPointi või Accessis. Klõpsake ekraani vasakus ülanurgas menüüd „Fail”. Teabepaanil klõpsake nuppu „Kaitse dokument” ja valige „Krüpteeri parooliga”.

Nupp kannab Microsoft Wordis nime ainult „Kaitse dokument“, kuid teistes rakendustes on see sarnane. Otsige Microsoft Excelis üles „Protect Workbook“ ja Microsoft PowerPointist „Protect Presentation“. Microsoft Accessis näete vahekaardil Teave lihtsalt nuppu „Krüpti parooliga”. Sammud toimivad muidu samamoodi.

MÄRKUS. Kui soovite piirata ainult dokumendi redigeerimist, võite siin valida käsu „Redigeeri redigeerimist”, kuid nagu me ütlesime, pole see eriti turvaline ja sellest saab lihtsalt mööda minna. Kui soovite, on parem kogu dokument krüptida.

SEOTUD:Tugeva parooli loomine (ja selle meelde jätmine)

Sisestage parool, millega soovite dokumendi krüptida. Siit soovite valida hea parooli. Tarkvara lõhkumisel saab nõrku paroole hõlpsasti ära arvata, kui keegi saab dokumendile juurdepääsu.

Hoiatus: Kui parooli unustate, kaotate juurdepääsu dokumendile, seega hoidke seda turvaliselt! Microsoft soovitab teil üles kirjutada dokumendi nimi ja parool ning hoida seda kindlas kohas.

Kui dokument on krüptitud, näete teabekuval teadet „Selle dokumendi avamiseks on vaja parooli”.

Järgmine kord, kui dokumendi avate, näete kasti „Sisestage parool faili avamiseks”. Kui te ei sisesta õiget parooli, ei saa te dokumenti üldse vaadata.

Paroolikaitse eemaldamiseks dokumendist klõpsake nuppu „Kaitse dokument“ ja valige uuesti „Krüptimine parooliga“. Sisestage tühi parool ja klõpsake nuppu „OK”. Office eemaldab dokumendist parooli.

Kuidas luua parooliga kaitstud PDF-faili

Samuti saate Office'i dokumendi eksportida PDF-faili ja parooliga kaitsta seda PDF-faili. PDF-dokument krüpteeritakse teie parooliga. See töötab Microsoft Wordis, kuid mingil põhjusel mitte Excelis.

Selleks avage dokument Microsoft Wordis, klõpsake menüünuppu "Fail" ja valige "Ekspordi". Dokumendi eksportimiseks PDF-failina klõpsake nuppu „Loo PDF / XPS”.

Klõpsake ilmuva dialoogiakna allservas nupul „Valikud“. Suvandite akna allservas lubage valik „Krüptige dokument parooliga” ja klõpsake nuppu „OK”.

Sisestage parool, millega soovite PDF-faili krüptida, ja seejärel klõpsake nuppu "OK".

Kui olete lõpetanud, sisestage PDF-faili nimi ja klõpsake nuppu Avalda. Office ekspordib dokumendi parooliga kaitstud PDF-faili.

Hoiatus: Kui parooli unustate, ei saa te PDF-faili vaadata. Jälgige seda kindlasti, vastasel juhul kaotate juurdepääsu oma PDF-failile.

Selle avamisel peate sisestama PDF-faili parooli. Näiteks kui avate PDF-faili Microsoft Edge'is - Windows 10 vaikefailide PDF-vaataja -, palutakse teil enne selle vaatamist sisestada parool. See töötab ka teistes PDF-lugerites.

See funktsioon aitab kaitsta eriti tundlikke dokumente, eriti kui salvestate neid USB-draivi või veebipõhisesse salvestusteenusesse, näiteks Microsoft OneDrive.

Täisketta krüpteerimine, näiteks seadme krüpteerimine ja BitLocker Windowsi arvutis või FileVault Macis, on turvalisem ja valutum kõigi arvutis olevate dokumentide kaitsmiseks, eriti kui teie arvuti on varastatud.