Exceli lehe salvestamine PDF-failina

Exceli arvutustabeli salvestamine PDF-failina võib tekitada segadust ja valmis fail näeb sageli välja erinevalt sellest, kuidas me seda soovime esitada. Siit saate lehte salvestada loetava puhta PDF-failina.

Exceli failid PDF-failidena

On palju stsenaariume, kui soovite Exceli dokumendi salvestada arvutustabeli asemel PDF-failina. Näiteks kui soovite saata välja ainult kindla osa suuremast lehest või te ei soovi, et seda saaks muuta. Exceli faili teisendamine PDF-failiks võib siiski olla natuke keeruline.

Me ei mõtle sageli Exceli arvutustabelitest kui dokumentidest, millel on ääred, lehed ja veerised. Kuid kui soovite muuta need failid PDF-dokumentideks, mida saab lugeda, printida või teistele levitada, peaksite sellest teadlik olema. Teie fail peaks olema loetav ja arusaadav, ilma juhuslike hulkuvate veergudeta muudel lehtedel või lahtrisuurustega, mis on lugemiseks liiga väikesed.

Siit saate teada, kuidas muuta arvutustabel esitatavaks ja prinditavaks PDF-dokumendiks.

Lehe seadistamine

Kui kasutate Office 2008 või uuemat versiooni, navigeerige vahekaardile Lehekülje paigutus. Siin näete jaotise Lehe seadistamine rühmitatuna mitut valikut. Siin on kolm esimest:

  • Varud:Kui suur on tühimik dokumendi serva ja esimese lahtri vahel
  • Orientatsioon:Sõltumata sellest, kas soovite, et teie valmis fail oleks horisontaalselt või vertikaalselt
  • Suurus:Valmis dokumendi lehe suurus

Need toimivad enamasti samamoodi nagu Wordi dokumendis, nii et määrake need vastavalt sellele, kuidas soovite oma valmis PDF-i välja näha. Pange tähele, et enamik Exceli arvutustabeleid on horisontaalses asendis loetavamad kui püstises asendis, kui teil pole väga vähe veerge. Püstpiltidesse salvestatud lehtedel on veerud, mis jäävad väljapoole lõplikku prindiala, mis võib teie dokumendis navigeerimise ja lugemise väga raskeks muuta.

Lisaks saate oma lõplikule paigutusele lisada päise ja jaluse. Klõpsake jaotise Lehe häälestus paremas alanurgas olevat noolt ja seejärel vahekaarti Päis / jalus. Funktsiooni „Kohandamine” abil saate valida ühe Office'i loodud võimalustest või luua selle ise.

Samuti on teil võimalus väljatrüki tausta muuta. Selleks klõpsake lehe häälestuses nuppu Taust. Saate valida pildi sülearvutist või pilvest ja see pilt paanitakse kogu teie lehel.

Prindiala määratlemine ja sobitamine

Järgmisena peate määrama, milline ala muudetakse PDF-failiks, samuti mitu rida ja veergu on igal lehel.

Esimene võimalus piirkonna määratlemiseks on klõpsamise ja lohistamise abil kõigi dokumendis soovitud lahtrite valimine. Seejärel minge jaotisse Lehe seadistamine> Prindiala> Määra prindiala. See loob kogu prinditava ala ümber õhukese halli joone. Kui loote oma PDF-faili, ei kaasata kõike väljaspool seda ala. Lahtrid saate ka käsitsi sisestada, klõpsates vasakus alanurgas oleval noolel ja minnes jaotisse Sheets> Print Area.

Sarnaselt Microsoft Wordiga saate ka erinevate tabelite segmentimiseks luua lehepausid. Need leheküljepausid võivad olla nii horisontaalsed kui ka vertikaalsed. Minge lahtrisse, kuhu soovite lehepausi panna, klõpsake lindil vahekaarti „Lehekülje paigutus“ ja valige Lehe häälestus> Lehekülgede katkestused> Lisa lehelõik. See loob pausi teie praegusest lahtrist paremale ja vasakule.

Teine oluline asi, mida teha, on määratleda valik Scale to Fit. Lehe seadistamisest paremal näete kolme valikut: Laius, Kõrgus ja Skaala. Valikud Laius ja Kõrgus võimaldavad teil määrata, mitu lehte teie tabeli read või veerud kuvatakse. Näiteks kui teil on palju ridu, kuid ainult paar veergu, on ideaalne laiuse määramine ühele lehele. Skaala seevastu määrab kogu teie printimisala üldise suuruse muutmise.

Lehe valikud

Viimane menüü, millele peaksite tähelepanu pöörama, on Sheet Options. Need on seaded, mis mõjutavad teie lõpliku prinditud lehe välimust. Täieliku lehe valikutele juurdepääsemiseks klõpsake jaotise Lehesuvandid vasakus alanurgas oleval noolel.

Siin on ülevaade erinevatest kohandustest, mida saate selles menüüs teha:

  • Pealkirjade printimine:Võite külmutada lehe konkreetsed read ja veerud nii, et need ilmuksid igal lehel, näiteks päised ja sildid.
  • Ruudujooned: See võimaldab teil määrata, kas kuvada ruudustikujooned - need on lahtrite vahelised jooned, mis ilmuvad siis, kui neile pole joonistatud.
  • Pealkirjad:See võimaldab kuvada pealkirju, mis on fikseeritud tähestikulised (A, B, C) ja numbrilised (1, 2, 3) sildid Exceli tabelite x-teljel ja y-teljel.
  • Kommentaarid, märkused ja vead: See kuvab lõplikus dokumendis manustatud kommentaarid, märkused ja veahoiatused.
  • Prindikorraldus:See võimaldab teil määrata, kas luua dokument, mis läheb esimesena alla või läheb paremale.

Selles menüüs saate minna ekraanile Prindi eelvaade, kus saate ülevaate oma lõplikust dokumendist. Ekraanile saate minna ka otseteega Ctrl + P.

SEOTUD:Kuidas Excelis kommentaaridega töölehte printida

Salvestamine või printimine PDF-failina

Kui teie dokument on õigesti vormindatud ja kõik on valmis, saate PDF-i luua kahel viisil.

Faili PDF-faili salvestamiseks Excelis avage dialoog Salvesta nimega ja valige rippmenüüst Salvesta tüübiks PDF. Teise võimalusena võite minna valikutesse Eksport> Ekspordi XPS / PDF-i. Siit on teil mõned võimalused. Saate otsustada, kas optimeerida fail Standardi või Minimaalse jaoks, mis määrab dokumendi lõpliku kvaliteedi ja failisuuruse. Seejärel saate avaldatava ala valimiseks klõpsata nupul „Valikud”.

  • Valik:Teie valitud lahtrid
  • Aktiivsed arvutustabelid:Praegune leht, milles olete
  • Terved töövihikud:Kõik praeguse faili töövihikud, millega töötate
  • Tabel:Määratletud tabel, mille olete loonud Microsoft Exceli kaudu

Võite ka täielikult määratud printimisala eirata.

Saate faili printida ka PDF-failina. Microsoftil on sisseehitatud PDF-printer nimega Microsoft Print to PDF, mille saate valida printeri rippmenüüst. Kui teil on mõni muu PDF-draiv, näiteks Adobe PDF, Foxit või PDF Xchange, võite kasutada ka ühte neist. Enne kui klõpsate nuppu „Prindi”, vaadake printimise eelvaadet ja veenduge, et kõik näeks välja õige.

SEOTUD:Kuidas printida Windowsis PDF-i: 4 näpunäidet