Vaadake, kuidas Exceli makrosid kasutada tüütute tööde automatiseerimiseks

Üks Exceli võimsamatest, kuid harva kasutatavatest funktsioonidest on võime makros hõlpsasti luua automatiseeritud ülesandeid ja kohandatud loogikat. Makrod pakuvad ideaalset võimalust säästa aega nii ettearvatavate, korduvate ülesannete täitmisel kui ka standardida dokumendivorminguid - mitu korda, ilma et peaksite kirjutama ühte koodirida.

Kui olete uudishimulik, mis makrod on või kuidas neid tegelikult luua, pole probleemi - juhatame teid läbi kogu protsessi.

Märge:sama protsess peaks töötama enamikus Microsoft Office'i versioonides. Ekraanipildid võivad tunduda veidi erinevad.

Mis on makro?

Microsoft Office'i makro (kuna see funktsioon kehtib mitmele MS Office'i rakendusele) on lihtsalt dokumendi sisse salvestatud Visual Basic for Applications (VBA) kood. Võrreldava analoogia saamiseks mõelge dokumendist HTML-i ja makrost kui Javascriptist. Samamoodi, nagu Javascript saab veebilehel HTML-i manipuleerida, saab makro dokumendiga manipuleerida.

Makrod on uskumatult võimsad ja suudavad teha peaaegu kõike, mida teie kujutlusvõime suudab esile kutsuda. (Väga) lühikese funktsioonide loendina, mida saate makroga teha:

  • Rakenda stiili ja vormingut.
  • Andmete ja tekstiga manipuleerimine.
  • Suhtle andmeallikatega (andmebaas, tekstifailid jne).
  • Looge täiesti uued dokumendid.
  • Mis tahes ülaltoodud kombinatsioon mis tahes järjekorras.

Makro loomine: selgitus näite abil

Alustame teie aiasordi CSV-failist. Siin pole midagi erilist, piisab nii rea kui veeru päisega 10 × 20 numbrikomplektist vahemikus 0 kuni 100. Meie eesmärk on koostada hästi vormindatud esitatav andmeleht, mis sisaldab iga rea ​​kokkuvõtteid.

Nagu me eespool mainisime, on makro VBA-kood, kuid üks tore asi Exceli kohta on see, et saate neid luua / salvestada ilma vajaliku kodeerimiseta - nagu me siin teeme.

Makro loomiseks minge Vaade> Makrod> Salvesta makro.

Määrake makrole nimi (tühikuid pole) ja klõpsake nuppu OK.

Kui see on tehtud, kõik teie toimingutest salvestatakse - iga lahtrimuutus, kerimistoiming, akna suuruse muutmine, nimetate selle.

On paar kohta, mis näitavad, et Excel on salvestusrežiim. Üks neist on menüü Makro vaatamine ja märkimine, et Salvestamise peatamine on asendanud suvandi Salvesta makro.

Teine asub paremas alanurgas. Ikoon „stopp” näitab, et see on makrorežiimis ja siin vajutamine peatab salvestamise (samuti kui see pole salvestusrežiimis, on see ikoon Salvesta makro, mida saate kasutada menüüs Makrod avamise asemel).

Nüüd, kui me oma makrot salvestame, rakendame kokkuvõtlikke arvutusi. Kõigepealt lisage päised.

Järgmisena kasutage sobivaid valemeid (vastavalt):

  • = SUMMA (B2: K2)
  • = KESKMINE (B2: K2)
  • = MIN (B2: K2)
  • = MAX (B2: K2)
  • = KESKMINE (B2: K2)

Nüüd tõsta esile kõik arvutusrakud ja lohista arvutuste igale reale kõigi meie andmeridade pikkus.

Kui see on tehtud, peaks igal real olema kuvatud vastavad kokkuvõtted.

Nüüd tahame saada kogu lehe kokkuvõtlikud andmed, seega rakendame veel mõned arvutused:

Vastavalt:

  • = SUMMA (L2: L21)
  • = KESKMINE (B2: K21) *See tuleb arvutada kõigi andmete põhjal, sest rea keskmiste keskmine ei pruugi võrduda kõigi väärtuste keskmisega.
  • = MIN (N2: N21)
  • = MAX (O2: O21)
  • = KESKMINE (B2: K21) * Arvutatud kõigi andmete põhjal samal põhjusel nagu eespool.

Nüüd, kui arvutused on tehtud, rakendame stiili ja vormingut. Kõigepealt rakendage kõigi lahtrite üldine numbrivorming, tehes valiku Kõik (kas Ctrl + A või klõpsates rea- ja veerupäiste vahelisel lahtril) ja valides menüü Kodu all ikooni „Koma stiil”.

Järgmisena rakendage mõned visuaalsed vormingud nii rea kui veeru päistele:

  • Julge.
  • Keskel.
  • Taustavärv.

Ja lõpuks rakendage kogusummale mõni stiil.

Kui kõik on lõpule jõudnud, näeb meie andmeleht välja selline:

Kuna oleme tulemustega rahul, peatage makro salvestamine.

Palju õnne - lõite just Exceli makro.

Äsja salvestatud makro kasutamiseks peame oma Exceli töövihiku salvestama makrotoega failivormingusse. Kuid enne seda peame kõigepealt kustutama kõik olemasolevad andmed, nii et need ei oleks meie malli sisse kinnitatud (idee on, et iga kord, kui me seda malli kasutame, impordime kõige ajakohasemad andmed).

Selleks valige kõik lahtrid ja kustutage need.

Kui andmed on nüüd kustutatud (kuid makrosid on endiselt Exceli failis), soovime faili salvestada makrotoega malli (XLTM) failina. Oluline on märkida, et kui salvestate selle standardmalli (XLTX) failina, siis makrod mitte olema võimalik selle eest põgeneda. Teise võimalusena saate faili salvestada pärandmalli (XLT) failina, mis võimaldab makrosid käivitada.

Kui olete faili mallina salvestanud, jätkake Exceli sulgemist.

Exceli makro kasutamine

Enne selle värskelt salvestatud makro rakendamise käsitlemist on oluline käsitleda mõningaid punkte makrode kohta üldiselt:

  • Makrod võivad olla pahatahtlikud.
  • Vaadake ülaltoodud punkti.

VBA-kood on tegelikult üsna võimas ja suudab manipuleerida failidega, mis jäävad väljapoole praegust dokumenti. Näiteks võib makro muuta või kustutada teie kausta Minu dokumendid juhuslikke faile. Sellisena on oluline selles kindel olla ainult käivitage makrod usaldusväärsetest allikatest.

Andmevormingu makro kasutusele võtmiseks avage ülaltoodud Exceli mallifail. Kui teete seda, eeldades, et standardsed turvaseaded on lubatud, näete töövihiku ülaosas hoiatust, mis ütleb, et makrod on keelatud. Kuna usaldame enda loodud makrot, klõpsake nupul Luba sisu.

Järgmisena impordime uusimad andmekogumid CSV-st (see on allikas, mida tööleht meie makro loomiseks kasutas).

CSV-faili importimise lõpuleviimiseks peate võib-olla määrama mõned valikud, et Excel saaks seda õigesti tõlgendada (nt eraldaja, kohal olevad päised jne).

Kui meie andmed on imporditud, minge lihtsalt menüüsse Makrod (vahekaardi Vaade all) ja valige Kuva makrod.

Saadud dialoogiboksis näeme ülalkirjeldatud makrot „FormatData”. Valige see ja klõpsake nuppu Käivita.

Kui olete käivitanud, võite kursori mõneks hetkeks ringi hüpata, kuid samal ajal näete andmetega manipuleerimist täpselt nagu me selle lindistasime. Kui kõik on öeldud ja tehtud, peaks see välja nägema täpselt nagu meie originaal - välja arvatud erinevate andmetega.

Kapoti alla vaatamine: mis paneb makro tööle

Nagu oleme paar korda maininud, juhib makrot Visual Basic for Applications (VBA) kood. Kui makrot „salvestate“, tõlgib Excel kõik teie tehtavad asjad oma vastavatesse VBA-juhistesse. Lihtsustatult öeldes - te ei pea koodi kirjutama, sest Excel kirjutab koodi teile.

Krooni, mis paneb meie makro jooksma, kuvamiseks klõpsake dialoogiaknas Makrod nuppu Muuda.

Avanevas aknas kuvatakse lähtekood, mis salvestati meie toimingutest makro loomisel. Muidugi saate seda koodi redigeerida või isegi luua uusi makrosid täielikult koodiaknas. Kuigi käesolevas artiklis kasutatud salvestustoiming sobib tõenäoliselt enamiku vajadustega, nõuavad lähtekoodi muutmine kõrgemalt kohandatud toimingute või tingimuslike toimingute korral.

Meie näide astutakse sammu kaugemale ...

Hüpoteetiliselt eeldame, et meie lähteandmete fail data.csv on loodud automatiseeritud protsessiga, mis salvestab faili alati samasse asukohta (nt C: Data Data.csv on alati kõige värskemad andmed). Selle faili avamise ja importimise saab hõlpsasti muuta ka makroks:

  1. Avage Exceli mallifail, mis sisaldab meie makrot „FormatData”.
  2. Salvestage uus makro nimega “LoadData”.
  3. Makrosalvestusega importige andmefail nagu tavaliselt.
  4. Kui andmed on imporditud, lõpetage makro salvestamine.
  5. Kustutage kõik lahtriandmed (valige kõik ja seejärel kustutage).
  6. Salvestage värskendatud mall (pidage meeles, et kasutate makrotoega malli vormingut).

Kui see on tehtud, on alati malli avamisel kaks makrot - üks, mis laadib meie andmed ja teine, mis need vormindab.

Kui tahtsite natuke koodi redigeerimisega oma käsi määrida, võite need toimingud hõlpsasti ühte makrosse koondada, kopeerides „LoadData” toodetud koodi ja sisestades selle „FormatData” koodi algusesse.

Laadige see mall alla

Teie mugavuse huvides oleme lisanud nii selles artiklis koostatud Exceli malli kui ka näidisfaili, millega saate mängida.

Laadige Exceli makromall alla saidilt How-To Geek