Kuidas vähendada PowerPointi esitluse failisuurust

Arvestades, et Microsoft PowerPointi esitlustega kaasnevad üldjuhul hulgaliselt pilte, GIF-e, manustatud videoid, graafikuid, graafikuid ja muud sisu, pole üllatav, et saate päris suuri faile. Siin on mõned toimingud, mida saate teha esitluse failisuuruse vähendamiseks.

Suured failid võivad olla tüütud. Need võtavad palju väärtuslikku kettaruumi, aeglustavad taasesitust ja võivad failide suuruse piirangu ületamise tõttu e-kirju tagasi põrgata. Kõiki neid asju saate vältida, vähendades esitluse failisuurust.

Oleme seda juba varem maininud, kuid failide suuruse vähendamise kaalumisel võiksite kõigepealt mõelda piltidele - ja sellel on hea põhjus. Pildifailid võivad olla üsna suured. Suuruse vähendamiseks võite teha samme, näiteks esitluses olevate piltide tihendamine. Kui kahtlustate, et teie PowerPointi faili suurus on piltide tõttu, lugege kindlasti meie kirjutatud artiklit selle kohta, kuidas vähendada pilte sisaldavate Office'i dokumentide suurust.

SEOTUD:Kuidas vähendada Microsoft Wordi dokumendi suurust

Meil on mõned täiendavad näpunäited, mida lisada, kui järgisite neid samme, kuid peate siiski esitluse failisuurust vähendama.

Teisendage oma esitlus PPTX-vorminguks

Microsoft avaldas PPTX-vormingu Office 2007-s. Siiski pole haruldane näha PPT-failide hõljumist. Mis siis PPT- ja PPTX-failidel vahet on? PPTX versioon tihendab kogu esitluse sisu. Kui teil on PPT-fail ja teisendate selle PPTX-failiks, märkate faili suuruse vähenemist.

Faili teisendamine on sama lihtne kui nupu vajutamine ja failitüübi valimine. Minge edasi ja avage oma PPT-fail, minge vahekaardile „Fail” ja seejärel klõpsake „Teisenda”.

Ilmub Windowsi failihaldur. Märkate, et tüübiks Salvesta nimega on määratud „PowerPointi esitlus”. See on failitüüp PPTX. Klõpsake nuppu „Salvesta“.

Teie PPT-fail teisendatakse nüüd PPTX-failiks. Nagu näete, on faili suurust vähendatud.

HTG Presentation 2 on meie PPT-fail ja HTG Presentation 3 on meie PPTX-fail. Ainuüksi failitüübi teisendamine vähendas selle mahtu 335 kB võrra.

Ehkki see ei ole hingemattev failimahu langus, õnnestus meil Wordi dokumendi faili suurus vähendada 6 001-lt 721-le. Kõik sõltub sellest, mis on failis. Igasuguse õnne korral on see ainus samm, mille peate tegema. Kui ei, siis lugege edasi.

Sisestage oma pildid - ärge kopeerige ja kleepige

Lisamise funktsiooni asemel on ahvatlev pilt PowerPointi kopeerida ja kleepida. See ei ole probleem, kui te ei muretse faili suuruse pärast, kuid kui olete, hoiduge kopeerimisest ja kleepimisest - see võib teie pildi ümber vormindada BMP või PNG. Miks see probleem on? Mõlemad failivormingud on suuremad kui JPG.

Ülaltoodud ekraanipildilt näete, et PNG-fail on 153 KB võrreldes sama pildi 120KB JPG-failiga. Iga kord, kui kopeerite ja kleebite JPG-faili PowerPointi ja see teisendatakse PNG-ks, lisate esitlusele natuke tarbetut failisuurust. Sisestusfunktsiooni kasutamine tagab, et teie pildid sisestatakse ettenähtud viisil.

Piltide redigeerimine pildiredaktoris - mitte PowerPointis

Kui sisestate pildi PowerPointi, on kõige parem veenduda, et see ei vaja muudatusi. Kui see teeb vajavad muudatusi, siis on parem seda teha pildiredaktoris. Miks? Kui kasutate pildi muutmiseks PowerPointi, salvestab see kõik need muudatused esitluse osana. Näiteks kui muudate pildi mustvalgeks, säilitab PowerPoint ka täisvärvipildi. See on palju lisahammustusi.

Kui teil pole pildiredaktorit (teil on) või peate lihtsalt kasutama PowerPointi, paluge kindlasti PowerPointil kõik muudatustest salvestatud liigsed andmed ära visata. See ei säästa teid nii palju ruumi kui spetsiaalses redaktoris töötamine, kuid see aitab.

Pakkige kõik oma esitluses olevad pildid kokku

Saate PowerPointi pilte tihendada ükshaaval või kõik korraga. Kui soovite teha viimast, toimige järgmiselt.

Avage esitlus, minge vahekaardile „Fail” ja valige vasakpoolsest paanist „Salvesta nimega”.

Järgmisena tehke valik „Veel suvandeid”, mille leiate alalt, kuhu soovite failile nime anda ja valida failitüübi.

Ilmub aken “Salvesta nimega” - seekord on teil saadaval mõned lisavõimalused. Klõpsake nupu „Salvesta” kõrval valikul „Tööriistad”.

Valige kuvatavast rippmenüüst „Piltide tihendamine”.

Ilmub aken “Piltide tihendamine”. Siin saate valida esitluses olevate piltide eraldusvõime tüübi (PPI põhjal). Samuti märkate, et te ei saa rühmas „Tihendusvalikud” valida suvandit Rakenda ainult sellele pildile. Selle põhjuseks on see, et selle tööriista juurde pääsemise viisi tõttu pole see valik saadaval.

Märge:Kui soovite siiski ühte pilti tihendada, valige see ja minge seejärel jaotisse Pilditööriistad Vorming> Piltide tihendamine.

Kui olete oma valikuga rahul, klõpsake nuppu „OK”.

Salvestage oma esitlus kindlasti pärast seda.

Ärge kasutage manustatud fonte

Saime teada, miks võiksite fonte manustada - teete võib-olla Tähesõdade-teemalise esitluse ja seetõttu pole tõenäoliselt kellelgi, kellega esitlust jagate, need spetsiaalsed fondid kättesaadavad. Fondide manustamine esitusse võib takistada probleemide tekkimist reas, kuid see maksab suuremate failisuuruste hinnaga.

Üldiselt soovitame fondi manustamine välja lülitada, välja arvatud juhul, kui olete kindel, et peate kindlat fonti kuvama.

Minge vahekaardile „Fail” ja valige vasakpoolse paani allservas „Valikud”.

Tühjendage vahekaardil „Salvesta“ märkeruut „Embed fonts in file“ ja seejärel klõpsake „OK“.

Salvestasime oma esitluse koopia, kus olid kõik manustatud fondid, ilma fondideta ja ainult esituses kasutatud fondid. Vaadake erinevust, kui faili suurus:

Kas veensite veel?

Link failidele, mitte nende kinnistamisele

Mõelge faili suuruse erinevusele, kui manustate oma esitlusse kogu YouTube'i video, selle asemel et sellega tagasi linkida. Kogu video manustamine suurendab teie esitluse suurust märkimisväärselt. Faili manustamisel ja selle linkimisel on kindlasti mõned kasulikud eelised (näiteks kui saajal ei pruugi video esitamiseks Interneti-ühendust olla), kuid kui faili suurus on probleem, siis lihtsalt ärge tehke seda.

Ärge salvestage esitluse jaoks pisipilti

Tee tagasi, kui Office lasi teil oma esitlusest pisipilte salvestada, et saaksite faili sirvimisel File Exploreris otsida. Windows on kasvanud keerukamaks, mistõttu ei vaja see enam Office'i rakenduste abi. Kuid valik on endiselt saadaval.

Käitasime väikese testi, et näha erinevust failisuuruses, kui see valik on lubatud. Siin on tulemused:

Kui pisipiltide valik on lubatud, oli meie faili suurus 2660 KB. Kui valik pole lubatud, vähendati faili suurust 2662 KB-ni, kokku säästes 7 KB.

See on üsna väike salvestus, kuid kui me seda Wordi dokumendiga katsetasime, oli erinevus märkimisväärne, näidates 721 kB ilma valiku lubamiseta ja 3247 kB koos lubatud suvandiga.

Kuigi see on rakenduste vahel suur vahe ja pole täpselt selge, miks erinevus on nii suur, on see siiski uurimist väärt variant. Funktsiooni keelamiseks avage esitlus, minge vahekaardile „Fail” ja valige paremast servast leitud „Atribuudid” ning seejärel „Täpsemad atribuudid”.

Nüüd olete akna „Atribuudid” vahekaardil „Kokkuvõte”. Tühjendage akna allosas ruut „Salvesta eelvaate pilt” ja seejärel klõpsake nuppu „OK”.

Eemaldage oma esitluselt isiklik ja varjatud teave

Microsoft Office salvestab teie isikliku teabe (näiteks autori nimi) ja peidetud atribuudid teie esitlusse. Sellest teabest vabanemine võib säästa natuke ruumi.

Avage esitlus, minge vahekaardile „Fail”, valige suvand „Kontrolli probleeme” ja seejärel „Kontrolli dokumenti”.

Ilmub aken “Document Inspector”. Veenduge, et ruut „Dokumendi atribuudid ja isiklik teave” oleks märgitud, ja seejärel klõpsake nuppu „Kontrolli”.

Valige järgmises aknas käsk „Eemalda kõik”. Nüüd eemaldatakse teave ja säästate paar KB ruumi.

Lülitage automaatne taastamine välja

Me ei soovita seda tingimata ja seda tuleks kasutada ainult viimase abinõuna. Automaatne taastamine on Office'is hädavajalik tööriist ja kui olete kunagi enne salvestamist dokumendi kaotanud, saate täpselt aru, mida me mõtleme.

Iga kord, kui Office kasutab automaatset taastamist, lisab see faili suurusele veidi. Automaatse taastamise väljalülitamiseks minge vahekaardile „Fail” ja valige vasakpoolse paani allservas olev valik „Suvandid”.

Tühjendage akna „Valikud” vahekaardil „Salvesta” ruut „Salvesta automaatse taastamise teave xx minuti jooksul”.

Kui salvestate ja esitlusest kohe väljute, ei märka te erinevust. Aja jooksul, kui jätkate esitlusega edasi liikumist, lisab automaatse taastamise funktsioon teie faili KB.

Kopeerige kõik uude esitlusse

Oma esitluse loomise ajal salvestab PowerPoint teie abistamiseks mitmesuguseid asju taustale. Oleme maininud, kuidas paljusid neist funktsioonidest välja lülitada, PowerPointi salvestatud andmeid kustutada ja nii edasi, kuid alati on võimalus, et midagi libiseb läbi pragude, ja PowerPoint salvestas vajaliku teabe. Sisu kopeerimine uuele esitlusele võib olla probleemile hea lahendus.

See võib siiski veidi vaeva näha, kuna PowerPointi puhul peate iga slaidi (ja põhislaidi) kopeerima ja kleepima. Kui olete seda teinud, pole uues esitluses ühtegi varasemat taustsalvestust, automaatse taastamise teavet ega faili varasemaid versioone. Selle tulemusena peaksite nägema faili suuruse muutust.

Kuigi me ei saa teile täpselt öelda, kui palju see teie faili suurust vähendab, kuna iga esitlus on erinev, on see väärt võtet.

Võimalus: pakkige esitlus lahti ja tihendage see

Nagu me varem mainisime, on PPTX-fail tihendatud fail (seetõttu on suurus palju väiksem kui vana kooli PPT-fail). See tähendab, et saate selle avada sellise tööriistaga nagu 7-Zip või WinRar, ekstraktida kõik failid oma PPTX-ist, lisada need tihendatud arhiivi ja seejärel nimetada arhiiv ümber PPTX-faililaiendiks.

Meil oli siin siiski mõningaid probleeme.

Robi Wordi dokumendiga testimisel vähendas see faili suurust 721 kB-lt 72 kB-le. Kuid see rikkus selle käigus faili. Testimisel oma 2614 KB failiga ei rikkunud see seda, kuid vähendas seda ainult 2 594 KB-ni - kokku ainult 20 KB-ni. Me pole kindlad, mis siin mängib, nii et kui soovite seda teha, siis enne selle tegemist peate kindlasti oma failist varukoopia.

See on kõik näpunäited, mis meil on PowerPointi esitluse suuruse vähendamiseks. Otsime alati uusi ja huvitavaid viise oma failide suuruse vähendamiseks, nii et kui teil on nõuandeid, andke meile sellest teada kommentaaride jaotises ja testime neid hea meelega!