agwebrunner.com

Wordi dokumendid võivad saada tohutuid, ebatavaliselt pikki ja keerukaid dokumente, millel on hulgaliselt manustatud pilte, fonte ja muid objekte. Kuid näib ka, et dokumendid võivad näiliselt ilma põhjuseta käest välja kasvada. Kui teil on tegemist tohutu dokumendiga, võite siin proovida mõne faili suurust vähendada.

Kui teil on Wordi dokument, mis on natuke liiga suur, proovite kõigepealt selles olevad pildid kokku suruda. See on osaliselt tingitud sellest, et saidid, nagu How-To Geek, on kirjutanud põhjalikke artikleid, mis selgitavad, kuidas seda teha, ja osaliselt seetõttu, et noh, pildid näivad alati Wordi dokumendi suurust ületavat. Peaksite ikkagi jätkama ja järgima selles artiklis kirjutatud näpunäiteid, sest kui teil on pilte, aitavad need teid.

Kuid kui teil pole pilte või olete järginud neid näpunäiteid ja peate faili suurust veelgi vähendama, oleme teid kajastanud. Meil on jagamiseks palju näpunäiteid, seega oleme need jaotanud asjadeks, mis kindlasti aitavad Wordi dokumendi mahtu vähendada, asjadeks, mis võivad aidata, ja mõnedeks üldjuhul soovitatud näpunäideteks, millega te ei peaks vaeva nägema .

Alustame.

Nõuanded, mis kindlasti aitavad dokumendi suurust vähendada

Kõik leitud näpunäited pole teile kasulikud. Mõnikord on see tingitud sellest, et need ei kehti teie olukorra kohta (kui teil pole ühtegi pilti, ei ole piltide tihendamise näpunäited kasulikud), kuid mõnikord on näpunäited lihtsalt valed. Oleme kõiki selle jaotise näpunäiteid testinud, nii et teame, et need toimivad.

Teisendage oma dokument DOCX-vormingusse

Microsoft avaldas DOCX-vormingu Office 2007-s, nii et kui kasutate endiselt .doc-vormingut, on aeg teisendada. Uuem .docx-failitüüp toimib dokumendi sisu kokkusurumisel sisuliselt ZIP-failina, nii et lihtsalt .doc-faili teisendamine .docx-vormingusse muudab teie dokumendi väiksemaks. (See kehtib muide ka muude Office'i vormingute kohta, nagu Excel (.xls to .xslx), PowerPoint (.ppt to .pptx) ja Visio (.vsd to .vsdx).)

.Doc-faili teisendamiseks avage see Wordis ja klõpsake nuppu Fail> Info> Teisenda.

Klõpsake ilmunud viipal nuppu „OK”, klõpsake nuppu „Salvesta” ja Word teisendab teie dokumendi .docx-ks. Word teeb selle teisenduse, luues dokumendi uhiuue versiooni uues vormingus, nii et teie vana .doc-versioon on endiselt saadaval.

Testisime seda 20-leheküljelise .doc-näidisfailiga, mis sisaldas kuut pilti, erinevaid tabeleid ja vormindusmärke. Algse .doc-faili maht oli 6,001KB, kuid teisendatud .docx-fail kaalus vaid 721KB. See on 12% algsest suurusest. Miski muu, mida soovitame allpool, ei tee teie faili suuruse vähendamiseks rohkem, nii et kui teil on .doc-faile, mille saate teisendada .docx-ks, võib teie töö olla tehtud.

Nende kopeerimise ja kleepimise asemel sisestage oma pildid

Kui kopeerite ja kleepite pildi oma dokumenti, teeb Word teatud eeldused selle kohta, kuidas sellega hakkama saada. Üks neist eeldustest on see, et soovite, et kleebitud pilt oleks BMP-vorming, mis on suur failitüüp või mõnikord PNG, mis on endiselt üsna suur. Lihtne alternatiiv on kleepida pilt selle asemel redigeerimisprogrammi, salvestada see väiksema vorminguna, näiteks JPG, ja kasutada pildi oma dokumendi lisamiseks nuppu Lisa> Pilt.

Allpool oleva väikese ekraanipildi kleepimine otse muidu tühja Wordi dokumenti muutis selle dokumendi suuruse 22 kB-lt 548 kB-ni.

Selle ekraanipildi kleepimine Paint'i, salvestamine JPG-na ja selle JPG lisamine tühja dokumenti põhjustas dokumendi hüppe vaid 331 kB-ni. See on veidi üle 40% väiksem. Veelgi parem, kui GIF-vormingut kasutades saadi dokument, mis oli üle 60% väiksem. Suurendatuna eristab see 10 MB ja 4 MB dokumente.

Muidugi ei saa alati sellest pääseda. Mõnikord on vaja paremat pildikvaliteeti, mida pakuvad sellised vormingud nagu BMP ja PNG. Kuid kui see on väike pilt või te ei vaja ülimalt kvaliteetset, võib kergema kaalu vormingu kasutamine ja pildi sisestamine aidata.

Kui salvestate oma pilti, tehke seda

Kui redigeerite pilti Wordis, salvestab see kõik teie pildi muudatused dokumendi osana. See tähendab, et kui kärpite oma dokumendis pilti, säilitab Word ikkagi kogu originaalpildi. Muutke pilt mustvalgeks ja Word jätab endiselt algse täisvärvipildi.

See suurendab asjatult teie dokumendi suurust, nii et kui olete pilte muutnud ja olete kindel, et pole vaja neid pilte tagasi võtta, võite Wordi redigeerimisandmed kõrvale jätta.

Kuid parem kui mittevajalike andmete eemaldamine oma dokumendist, pole nende mittevajalike andmete olemasolu dokumendis. Kõik teie tehtavad muudatused, isegi lihtsad, näiteks noole kärpimine või lisamine, on kõige parem teha pildiredaktoris enne pildi dokumenti sisestamist.

Pakkige kõik oma pildid ühe korraga

Jah, me ütlesime alguses, et see artikkel räägib muud võimalusi failisuuruse vähendamiseks, kuid enamus selleteemalisi artikleid ütlevad teile, kuidas pilte ükshaaval kokku pakkida (sh meie artikkel), ja siin on How-To Geekis kõik, et leida paremaid viise, kuidas asju teha.

Klõpsake nuppu Fail> Salvesta nimega> Veel suvandeid. (Kui OneDrive on sisse lülitatud ja automaatne salvestamine on lubatud, võib teil olla „Salvesta koopia”, mitte „Salvesta nimega”.)

See avab dialoogiboksi „Salvesta nimega“, kus pääsete juurde mõnele lisavõimalusele. Klõpsake nuppu Tööriistad> Piltide tihendamine.

See avab paneeli “Piltide tihendamine”, kus saate otsustada, millist tihendamist soovite kõigile oma piltidele korraga rakendada.

Valik „Rakenda ainult sellele pildile” on hall, kuna see on tööriist kõik või mitte - dokumendi salvestamisel rakendatakse neid valikuid kõigil teie piltidel või mitte ühtegi neist. Nii et kui soovite valida erinevate piltide jaoks erinevad valikud, ei tööta see teie jaoks. Kuid kui soovite kõiki pilte tihendada ühe korraga, on see võimalus kasutada.

Valige oma valikud, klõpsake nuppu „OK” ja salvestage seejärel dokumendi uus versioon koos kõigi tihendatud piltidega.

Lõpeta fondi manustamine dokumendis

Kui te ei kasuta kaugelt kaugel asuva galaktika ebatavalist fonti, on peaaegu kindel, et igaüks, kellega oma dokumenti jagate, saab seda oma Wordi koopiat (või mõnda muud tasuta alternatiivi nagu Libre Office) kasutades lugeda. Miks peaksite siis raiskama oma failis ruumi fondide manustamise teel? Selle peatamiseks avage menüü Fail> Valikud> Salvesta ja lülitage välja valik „Manusta fondi failid”.

Võib arvata, et sellel poleks erilist vahet, kuid eksite. Kui fondi manustamine on sisse lülitatud ja valik „Ära manusta ühiseid süsteemifonte” on välja lülitatud, on faili suuruse erinevus peaaegu 2 MB. Isegi kui funktsioon „Ära manusta ühiseid süsteemifonte” on sisse lülitatud (mis tähendab, et selliseid fonte nagu Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman jne pole lisatud), on fail endiselt peaaegu 1,3 MB suurem.

Nii et jah, lõpetage fontide lisamine oma dokumenti.

SEOTUD:Kuidas määrata Wordis vaikefont

Kui võimalik, lõpetage teiste failide manustamine

Hiljuti näitasime teile, kuidas Exceli arvutustabelit Wordi dokumendis manustada või linkida (ja saate seda teha ka teiste failidega, näiteks PowerPointi esitluste või Visio diagrammidega). Kui saate selle manustamise asemel linkida arvutustabeliga, säästate suurema osa Exceli faili suurusest. Te ei salvesta seda kõike, sest lingitud arvutustabel lisab siiski natuke suurust, kuid teie dokument on lingiga palju väiksem kui täielik manustamine. Muidugi on nii linkimisel kui ka eelistel puudusi, seega lugege enne selle tegemist kindlasti artiklit, et neist aru saada.

Lõpeta dokumendi pisipildi salvestamine

Päeval lubas Word teil salvestada dokumendi pisipildi, nii et Windows saaks kuvada teile eelvaadet File Exploreris. Tänapäeval saab File Explorer seda ise teha ega vaja Wordilt abi, kuid see valik on teie dokumendis endiselt olemas. Meie 721KB testdokumendis suurendas selle valiku sisselülitamine faili suurust 3247 KB-ni. See on 4,5 korda suurem kui algne fail - pole midagi. Selle sätte leiate jaotisest Fail> Teave> Atribuudid> Täpsemad atribuudid.

Lülitage ruut „Salvesta kõigi Wordi dokumentide pisipildid” välja ja klõpsake nuppu „OK”.

Selle valiku nimi on veidi eksitav, sest selle siin väljalülitamine mõjutab ainult avatud dokumenti, kuigi seal on kirjas „kõik Wordi dokumendid”. Kui see on dokumendi loomisel vaikimisi sisse lülitatud, peate selle mallis Normal.dotx välja lülitama ja Microsoft on selleks suurepärased juhised andnud, kui te pole kindel, kuidas.

Selle seade saate välja lülitada ka dialoogis „Salvesta kui”, kus seda nimetatakse veidi õigemaks „Salvesta pisipilt”.

Eemaldage oma dokumendist isiklik ja varjatud teave

Lisaks sellele, et isiklik teave lisab teie dokumendi suurust, annab see potentsiaalselt ka teie lugejatele teavet, mida te ei soovi, et neil oleks. Võib olla ka teavet, mis on vormistatud peidetuna ja kui te ei vaja seda peidetud teksti dokumendis, siis miks mitte sellest lahti saada?

Eemaldage see mittevajalik teave dokumendist, liikudes jaotisse Fail> Info> Kontrolli probleeme ja klõpsates seejärel nuppu „Kontrolli dokumenti“.

Veenduge, et „Dokumendi atribuudid ja isiklik teave” oleks sisse lülitatud, ja seejärel klõpsake nuppu „Kontrolli”. Kui inspektor on töötamise lõpetanud, klõpsake jaotises „Dokumendi atribuudid ja isiklik teave” käsku „Eemalda kõik”.

See toiming vähendas meie testfaili suurust 7 kB võrra, seega mitte tohutult palju. Hea tava on siiski failidest isikliku teabe eemaldamine, seega peaksite seda siiski tegema. Hoiatatakse, et te ei saa neid andmeid pärast nende eemaldamist taastada, seega veenduge enne nende eemaldamist, et olete nende üle rõõmus. Sama saate teha valikute „Nähtamatu sisu” ja „Peidetud tekst” puhul, kuid see muudab teie faili väiksemaks ainult siis, kui teil on peidetud sisu.

Lülitage automaatne taastamine välja (kui julgete)

Üks Wordi suurepäraseid omadusi - tegelikult on see kõigi Office'i rakenduste üks suurepäraseid omadusi - on automaatne taastamine. See funktsioon teeb teie failist töötamise ajal regulaarselt varukoopiaid, nii et kui Word jookseb kokku või teie arvuti taaskäivitub ootamatult (näiteks kui Windows värskendab üleöö süsteemivärskendusi), kuvatakse teile järgmisel käivitamisel avatud dokumentide automaatselt taastatud versioonid Sõna. Loomulikult suurendavad kõik need versioonid teie faili suurust, nii et kui lülitate automaatse taastamise välja, on teie fail väiksem.

Valige Fail> Valikud> Salvesta ja lülitage valik „Salvesta automaatse taastamise teave iga [x minuti] tagant” välja.

See ei tee kohe vahet, kuid see peatab failiga töötamise ajal uute automaatse taastamise versioonide lisamise.

Hoiatage lihtsalt, et teil pole enam automaatse taastamise versioone, nii et kui Word kukub kokku või ootamatult sulgub, kaotate kogu töö pärast viimast salvestamist.

Kopeerige kõik uhiuusesse dokumenti

Dokumendiga töötades salvestab Word teie abistamiseks mitmesuguseid asju taustale. Oleme näidanud, kuidas need võimaluse korral välja lülitada ja kuidas Wordi kogutavad andmed kustutada, kuid tõenäoliselt on teie dokumendis siiski asju, mida te ei vaja. Kui leiate, et selline dokumendisuurus libiseb, saate luua uue dokumendi ja seejärel kõik sinna kopeerida.

Alustage uue tühja dokumendi loomisega. Valige kogu oma praeguse dokumendi sisu, vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl + A. Kõigi kleepimiseks vajutage uues dokumendis klahvikombinatsiooni Ctrl + V. See kopeerib kogu teie teksti, jaotised, vormingu, lehe paigutuse valikud, lehtede numeratsiooni - kõik vajaliku.

Teie uues dokumendis pole ühtegi varasemat taustsalvestust, automaatse taastamise teavet ega varasemaid versioone ning see peaks faili suurust vähendama.

Pidage meeles, et see kopeerib kõik teie piltide redigeerimisandmed, nii et enne kui kopeerite kõik oma uuele dokumendile, võiksite need kõigepealt originaaldokumendist eemaldada. Kui te seda ei tee, pole see suurem asi. Saate selle ikkagi uuest dokumendist eemaldada.

Me ei saa teile öelda, kui palju see kokku hoiab, sest see võib olla kõike alates mõnest kilobaidist kuni paljude megabaitideni, kuid alati tasub seda teha, kui soovite oma dokumendist võimalikult palju rasva eemaldada.

Boonusena oleme näinud, et see uue dokumenditriki kopeerimine / kleepimine lahendab imelikke vigu Wordi dokumentides, mida oli muidu raske leida.

Näpunäiteid Võib küll Aidake vähendada dokumendi suurust

Mõned näpunäited näivad olevat abiks, kuid me ei saanud nendega positiivset tulemust. Me ei väida, et need ei aita teie faili suurust vähendada, kuid näib, et neist kasu saamiseks vajate konkreetseid asjaolusid. Soovitame tungivalt kõigepealt proovida eelmise jaotise näpunäiteid ja seejärel vajadusel neile minna.

Lülita taustsalvestused välja

Mida keerulisem on dokument ja mida kauem on selle salvestamisest möödunud, seda kauem võib salvestamiseks kuluda nupul „Salvesta” klõpsamisel. Selle aitamiseks on Wordil sätted jaotises Fail> Valikud> Täpsem nimega „Luba taustal salvestamine”.

See seade on vaikimisi lubatud ja salvestab dokumendi taustal töötamise ajal. Idee on selles, et kui klõpsate nupul „Salvesta”, on salvestamiseks vähem muudatusi ja seega säästab see palju kiiremini. See on suuresti tagasiminek nendesse päevadesse, mil Word võttis proportsionaalselt suurema hulga süsteemiressursse, ja tänapäevastes süsteemides pole see ilmselt vajalik, eriti kui te ei redigeeri tohutult pikki või keerukaid dokumente.

Žürii ei tea, kas see muudab faili suurust. Selle sätte korral dokumendi avatuks jätmine ei muutnud meie testdokumendi suurust (AutoRecover'i sisselülitatuks jätmine) tegi suurendage faili suurust). Umbes 30 minuti jooksul muudatuste tegemine ei põhjustanud ka dokumendi suuruse olulist muutumist, olenemata sellest, kas „Luba taustal salvestamine” oli sisse või välja lülitatud. Samuti ei muutnud selle väljalülitamine dokumendi salvestamise kiirust.

Lühidalt: see on teie otsustada. Kui selle väljalülitamine ei vähenda teie faili suurust, siis jätke see sisse, sest kõik, mida Word teeb teie dokumentide automaatseks salvestamiseks, on hea.

Teisenda RTF-iks ja seejärel teisenda tagasi DOCX-iks

RTF tähistab rikastatud teksti vormingut ja see on dokumentide jaoks avatud standard, mis pakub natuke rohkem vormingut kui tavaline tekst, kuid mitte kõiki DOCX-i kellasid ja vilesid. DOCX-i RTF-i teisendamise idee on see, et see eemaldab kogu täiendava vormingu ja kõik varjatud andmed, nii et kui salvestate oma RTF-i DOCX-failina, on faili suurus väiksem.

Meie 20-leheküljelise 721 KB testdokumendi teisendamine RTF-i muutis faili suuruseks 19,5 MB (nii et ärge kasutage RTF-i, kui soovite väikest faili). Selle teisendamisel DOCX-iks saadi fail, mille maht oli 714 KB. See on 7 kB kokkuhoid - vähem kui 1% - ja kuna RTF ei suutnud hakkama saada mõne lihtsa tabelivormindusega, mida me kasutasime, tuli meil ümber vormindada ... mis viis suuruse tagasi 721 kB-ni.

Tundub, et sellel pole teie dokumendil palju eeliseid, eriti kui kaasaegsel DOCX-il on nii palju vormindamisvõimalusi, mida RTF ei saa hakkama.

Teisenda HTML-i ja seejärel teisenda tagasi DOCX-i

See on sama idee kui RTF-i teisendamine, välja arvatud see, et HTML on veebivorming. Meie konversioonitesti tulemused olid peaaegu identsed kui RTF-i kasutamisel.

Proovisime seda oma 721 KB DOCX-failis ja see teisendas selle 383 KB-ks HTML-failiks. Selle teisendamisel DOCX-iks saadi 714 KB fail. See on küll 1% kokkuhoid, kuid see ajas vorminduse, eriti päised, sassi ja need tuleks uuesti teha.

Pakkige dokument lahti ja tihendage see

DOCX-dokument on tihendatud fail, nagu arhiiv, mille teete 7-Xip või WinRar abil. See tähendab, et saate selle ühe tööriista abil avada ja kogu sisu vaadata. Üks näpunäide on kõigi failide väljavõtmine DOCX-ist, nende lisamine tihendatud arhiivi ja seejärel selle arhiivi ümbernimetamine DOCX-faililaiendiks. Tere, teil on pakitud Wordi dokument! Teoreetiliselt kõlab see usutavalt, kuid nii 7-Zip ja WinRar kui ka erinevaid arhiivivorminguid kasutades leidsime, et iga kord, kui proovisime enda loodud .docx-faili avada, ütles Word meile, et fail on rikutud.

Selles idees võib olla mõningaid väärtusi - meie 721 kB fail oli lõpuks vaid 72 kB -, kuid me ei soovitaks seda, kui te ei soovi selle töötamiseks palju aega veeta, et see tööle saada. Samuti võib salvestamine olla tingitud lihtsalt sellest, et tihendusprotsess on eemaldanud / tihendanud midagi, mis takistab Wordil dokumendi avamist, kuid me ei saa selles kindel olla.

Tavaliselt soovitatud näpunäited, mis tõenäoliselt midagi ei muuda

Internetis hõljuvad mõned ettepanekud, mis heli mõistlik, kuid ei oma erilist mõju. See ei tähenda, et te ei peaks neid proovima, vaid ei tohiks oodata suurt mõju dokumendi suurusele.

Eemaldage dokumendi eelmised versioonid

Word hoiab teie dokumendi varasemaid versioone selle töötamise ajal. See on automaatse salvestamise funktsionaalsus ja mõned inimesed soovitavad need kustutada, avades Fail> Info> Halda dokumenti ja eemaldades kõik vanad versioonid.

Kuid pole mõtet seda teha, sest need vanad versioonid on salvestatud Windowsi failisüsteemi, mitte teie Wordi dokumenti. Nende kustutamine ei muuda teie dokumenti väiksemaks. Kui soovite dokumendist eemaldada varasema versiooni teabe, kopeerige sisu täiesti uude dokumenti või tehke uude dokumenti salvestamiseks Fail> Salvesta nimega, nagu soovitasime varem.

Kleebi ainult tekst, mitte vormindamine

Kui soovite ühest dokumendist oma praegusesse dokumenti kopeerida ja kleepida, võite kasutada erinevaid kleepimisvalikuid.

Vaikimisi suvand, mida klõpsate nupul „Kleebi” (või vajutate klahvikombinatsiooni Ctrl + V), on „Allika vormindamise säilitamine”. See kopeerib vaikeväärtusega fondid ja vormingu nagu paksus kirjas, kursiivis jne. Kuid kui klõpsate selle asemel valikut „Säilitada ainult tekst”, vähendab see teooria kohaselt faili suurust, eemaldades vormingu.

Proovisime seda 20-leheküljelise dokumendiga, mille tekst oli igal lehel erinev vormindatud, ja keskmine suurusevahe oli veidi alla 2 KB lehe kohta. See võib Olge märkimisväärne, kui teil on üle 250-leheküljeline dokument, mille kogusumma on umbes 0,5 MB, kuid kas teil on tõesti 250-leheküljeline Wordi dokument ilma vorminduseta? Tõenäoliselt mitte, sest see oleks enamasti loetamatu, nii et kaotate oma säästud, kui lisate vormingu uuesti sisse.

Selle meetodi mis tahes eelised on tõenäoliselt ülaltoodud näpunäidete järgi - kopeerige ja kleepige kogu dokument uude dokumenti, et eemaldada varasemad versioonid, vanad muudatused ja nii edasi.

Lehe suuruse muutmine

Word annab teile võimaluse muuta lehe suurust, minnes Layout> Size ja muutudes vaikimisi “Letter” suuruseks. Selle kohta on hõljuvaid näpunäiteid, kui valite väiksema, kuid sarnase suuruse (näiteks A4), mida teised lugejad ei märka, ja säästate väikest suurust.

Proovisime seda 20-leheküljelise dokumendiga, mille suurus oli Letter, mis oli 721 KB. Muutsime suuruseks “A4”, “A5” (mis on pool A4-formaadist) ja “B5” ning meie dokument püsis iga kord stabiilsena 721 KB. Teisisõnu, faili suurusel polnud vahet.

Lõpeta keeleandmete manustamine

Menüüs Fail> Valikud> Täpsem on nimetus „Manusta keelelised andmed” ja näete erinevates kohtades näpunäiteid, mis käskivad selle välja lülitada. Pealtnäha kõlab see mõistlikult - kas täiendavad keelelised andmed ei suurendaks dokumendi suurust?

Lühidalt öeldes on vastus eitav, kui kasutate kaasaegset .docx-faili. Word haldab lavataguseid keeleandmeid ja see ei võta dokumendis ruumi.

Selle valiku väljalülitamine võib vanematele .doc-failidele veidi kaasa tuua, kuid isegi siis, kui olete kasutanud käekirja tööriista ja Wordil on salvestamiseks teatud „käekirjatuvastuse parandamise teave”. Vastasel juhul pole sellel vahet.

See on meie üsna põhjalik loend viisidest, kuidas saate oma Wordi faile suuruse järgi lõigata, kuid otsime alati uusi proovimismeetodeid (või lammutamist). Kui teate tehnikat, millest oleme puudust tundnud, võtke kommentaarides arvesse ja kontrollime seda!